Project Manager e Scrum Master, due mestieri diversi

Project Manager e Scrum Master sono due mestieri diversi. Se sei un project manager, senti parlare sempre di più di Scrum e vorresti capire cosa c’è di così diverso fra questi due ruoli? Perché dovresti scegliere fra l’uno o l’altro e non si può fare un pò dei due?

In questo articolo provo a condividere le risposte a queste domande, con i principi e le ragioni che differenziano Scrum Professionale dal Project Management.

L’obiettivo non è quello di convincere che Scrum è la soluzione miracolo a tutto, al contrario. La mia esperienza come project manager mi porta ad apprezzare tutto quello che ho imparato durante gli anni spesi a gestire progetti in modo tradizionale.

Aggiornamento del 6 luglio 2023 – aggiunta del video dell’evento in diretta relativo a questa tematica.

Premessa

Ho avuto tre esperienze principali di lavoro:

1. Sviluppatore software per sistemi industriali complessi (essenzialmente C, C++ e SQL) dal 2001 al 2006 (6 anni)
2. Team leader, project e program manager nel settore bancario, trasporto e logistica, finanza dal 2007 al 2014 (8 anni)
3. Scrum Master e Professional Scrum Trainer dal 2015 ad oggi (9 anni)

Conosco bene cosa pensa (e cosa vive) uno sviluppatore, un project manager o uno Scrum Master. In particolare, per averli vissuti personalmente, conosco le sfide che un project manager deve affrontare se vuole diventare un buon Scrum Master.

Esploriamole insieme!

Project Manager e Scrum Master

Sono due mestieri diversi. È importante capirlo, perché il focus e le responsabilità di questi due ruoli sono diametralmente opposti.

Project Manager: ha per missione di tenere sotto controllo costi, time e scope del progetto. Garantisce all’azienda che gli investimenti strategici sono correttamente gestiti. Spesso è un esperto tecnico o funzionale e dice ai colleghi cosa fare, assegna i task e controlla che siano eseguiti secondo i piani. Ne parlo in questo articolo.

Un project manager lavora per soddisfare il management interno, ovvero controllare che il lavoro sia eseguito secondo i piani.

Fabio Panzavolta

Scrum Master: ha per missione di assicurarsi che Scrum è correttamente capito ed utilizzato. Contrariamente al project manager, i risultati del team “non gli interessano”. Se i membri dello Scrum Team hanno capito cosa vuol dire creare prodotti complessi in modo empirico, i risultati arriveranno.

Lo Scrum Master è un servant leader, aiuta a rimuovere gli ostacoli che impediscono il raggiungimento degli obiettivi del team (ne parlo in questo articolo).

Uno Scrum Master (con tutto lo Scrum Team) lavora per soddisfare gli utilizzatori del prodotto il più rapidamente possibile.

Fabio Panzavolta

Project Manager e Scrum Master, focus interno o esterno all’azienda?

La ragione di esistere di un project manager è quella di limitare i rischi aziendali garantendo il controllo degli investimenti.

Questo funziona principalmente per progetti altamente prevedibili, per i quali non sono previsti cambiamenti sostanziali durante lo sviluppo.

Quando lavoravo come project manager i primi cambiamenti al piano del progetto arrivavano molto rapidamente. Questo portava inevitabilmente a ginnastiche improbabili per non stravolgere il piano.

Project Manager – Focus interno

Per un Project Manager il focus è interno all’azienda, si passa più tempo a negoziare un paio d’ore di lavoro a destra e sinistra con gli sviluppatori che a sviluppare effettivamente il prodotto.

Questo focus interno porta a perdere di vista il perché si fa un progetto concentrandosi principalmente su budget, time e scope.

Ho personalmente conosciuto sviluppatori software che lavoravano da due anni su un progetto e non avevano mai visto il prodotto finito… immaginate la motivazione e l’impegno che potevano mettere al lavoro.

Scrum Master – Focus esterno

Uno Scrum Master, aiuta lo Scrum Team e gli stakeholders a fare un focus sui problemi da risolvere agli utilizzatori, ad ottimizzare il lavoro non fatto per concentrarsi solo su ciò che è veramente importante: il valore creato per gli utilizzatori del prodotto.

Questo non vuol dire che i limiti aziendali sono ignorati, perché il Product Owner fa attenzione a massimizzare il valore del prodotto. Quindi, per esempio, il budget a disposizione è speso in maniera opportunistica e non pianificata su un anno o due, ma con cicli di un mese al massimo.

Massimizzare il valore del prodotto vuol dire, fra l’altro, che la strategia del Product Owner implica la creazione di un prodotto che si auto-finanzierà il prima possibile.

Project Manager e Scrum Master, Scope fisso o variabile!

Altro cambiamento fondamentale, uno Scrum Master aiuta ad acquisire un modo di lavorare orientato sugli obiettivi, i requirements ci interessano, ma fino ad un certo punto.

Il project manager raccoglie tutti i requisiti, che molto spesso fanno parte del contratto. Per ottimizzare (sigh, sob 😊) si cerca di elencare tutte le funzionalità, con il cliente, nelle prime fasi del progetto. In modo tale da non doversi più vedere per un annetto o due (ri-sigh, ri-sob).

Ovviamente questo modo di lavorare funziona, come dicevo prima, se ciò che state facendo non ha incertezze sostanziali.

Purtroppo (in particolare per l’informatica), molto spesso il cliente non sa nemmeno cosa vuole. Oppure (che è anche peggio) è assolutamente convinto di sapere cosa vorrebbe avere (poi si scopre che gli utenti e i loro problemi quotidiani non li conosce veramente).

Quindi il povero project manager (esperienza vissuta) fa dei piani nel momento in cui il team, il cliente e lui stesso hanno meno esperienza e meno informazione possibile… conoscete i risultati… altrimenti non sareste arrivati fino qui a leggere 😊.

Questo problema è risolto in Scrum, perché invece di lavorare a scope fisso, si lavora con obiettivi fissi, concedendo una certa “liquidità” nelle funzionalità da implementare grazie all’ordinamento del Product Backlog.

Lo Scrum Master insegnerà a tutti (anche al cliente) come fondare il lavoro su obiettivi, generare risultati concreti per gli utilizzatori e farà in modo che le esigenze emergano con l’esperienza, grazie al feedback degli utilizzatori ed alla collaborazione regolare con il cliente.

In un mondo complesso ed incerto, quando non si sa veramente cosa si vuole, un prodotto non si pianifica, emerge dall’esperienza.

Fabio Panzavolta

Scegliere di fissare un obiettivo ed avere funzionalità variabili avrà come conseguenza una migliore qualità, più implicazione da parte di tutti, più innovazione nella ricerca di soluzioni e più rilasci in produzione.

Project Manager e Scrum Master, dalle esigenze agli obiettivi

Parlavo di contratto prima… quante volte, da project manager, mi sono trovato a dover discutere con il cliente per giorni, settimane per cambiare una virgola in una particolare esigenza… con il risultato che dopo la discussione ci volevano altre settimane per avere il GO per implementare il cambiamento (che nel frattempo, a volte, era già stato fatto).

Purtroppo, in certi casi, ci siamo anche trovati ad implementare delle cose che sapevamo sbagliate, o incoerenti, per non dover subire il processo descritto sopra.

Il focus sulle esigenze è un focus malato in un contesto complesso e mutevole.

Fabio Panzavolta

Il giusto focus è negli obiettivi… in Scrum ce ne sono due:

• Product Goal: definito dal Product Owner, è un obiettivo a medio termine, un passo in più verso la visione del prodotto
• Sprint Goal: definito dallo Scrum Team, è un obiettivo a corto termine (un mese massimo), un passo in più verso il Product Goal

In un contratto si possono fissare i Product Goal, facendo attenzione a non renderli troppo stringenti, bensì sufficientemente vaghi per dare una direzione e lasciare libertà nel decidere cosa e come sperimentare nuove soluzioni.

Segui questo link se vuoi saperne di più sui contratti agili.

Riuscire a fare un focus sul goal (Scrum Professionale) e non sui requirements (Project Management), vuol dire concentrarsi sul perché si vuole fare qualcosa, non sul come. Le discussioni sul cosa e come raggiungere l’obiettivo saranno legate al perché si vogliono fare, con un focus maggiore, più o meno funzionalità a seconda del contesto e degli esperimenti che si faranno collaborando.

Conclusioni

Project Manager e Scrum Master sono due mestieri diversi, con focus diverso. Non si può pensare di accettare un ruolo di Scrum Master senza aver capito Scrum Professionale o le responsabilità di uno Scrum Master (ne parlo in un episodio del podcast Scrum 🇮🇹).

La difficoltà non è Scrum, bensì il cambiamento nel modo di pensare, agire e prendere decisioni.

Uno Scrum Master si accontenta di rivelare ciò che non funziona secondo Scrum, non dà soluzioni o dice agli altri cosa fare. Piuttosto, aiuta le persone a trovare e sperimentare le soluzioni grazie alle idee che emergono discutendo.

Se sei un Project Manager e desideri cominciare o continuare il tuo percorso di professionalizzazione, puoi cominciare da autodidatta.

Personalmente ho letto tanto, questi sono i libri, ho praticato in condizioni differenti (prima in contesti al di fuori del lavoro, poi al lavoro) e non smetto mai di pensare che sto ancora imparando.

Un’altra fonte inesauribile di conoscenza è ovviamente il sito scrum.org, ma anche i blog di Ken Schwaber e Gunther Verheyen, i miei due punti di riferimento.

Se vuoi imparare o migliorare la tua conoscenza di Scrum Professionale, facendoti accompagnare, puoi anche scegliere di partecipare ad una delle nostre formazioni.

Scrum On!